Lohnbuchhaltung outsourcen oder inhouse erledigen?

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Ihre Lohnbuchhaltung frisst nicht nur Zeit, sondern auch Kosten? So wie Ihnen geht es vielen Unternehmen. Wahrscheinlich stellen Sie sich die Frage, ob Sie Ihre Lohnbuchhaltung tatsächlich outsourcen sollen oder doch alles weiterhin inhouse erledigen. Es lohnt sich die Vor- und Nachteile genauer anzuschauen. In unserem kleinen Ratgeber beleuchten wir pro und contra und zeigen Ihnen beide Varianten auf.

Lohnbuchhaltung auslagern: Das sind Ihre Vorteile

Wenn Ihre Firma zu den Klein- und mittelständischen Unternehmen gehört, lohnt sich ein Blick auf die Option „Lohnbuchhaltung auslagern“. Sie wissen selbst, dass die richtige Lohnbuchhaltung ein aufwendiger Prozess im Arbeitsablauf ist. Stets müssen Sie neue Gesetze oder Richtlinien beachten. Eine buchhalterische Fachkraft einzustellen ist eine Variante, die allerdings kostenintensiv sein kann. Denken Sie nicht nur an das Gehalt, sondern zusätzliche finanzielle Aufwendungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld oder die Kompensation bei Ausfall. 

Know-how externer Lohnbuchhaltungsbüros

Know-how ist einer der wichtigsten Vorteile eines externen Lohnbuchhaltungsbüros. Ein Lohnexperte erledigt Ihre Lohnabrechnung nicht nur zuverlässig, sondern auch wesentlich fixer als inhouse. Darüber hinaus ist er mit den hiesigen Gesetzen in den Bereichen „Steuern“ und „Sozialversicherungsgesetzen“ bestens vertraut und immer up-to-date. Ein externes Lohnbuchhaltungsbüro hat daher eine geringere Fehlerquote als interne Lösungen.

Akkurate Abrechnungen durch externe Lohnbuchhaltung

Bei der Lohnbuchhaltung fallen jeden Monat wiederkehrende Aufgaben an, die erledigt werden müssen. Dazu gehört die Eintragung beziehungsweise Überprüfung der Arbeitsstunden, Mitarbeiterzuwächse und Kündigungen sowie die Auszahlung verschiedener, sich zum Teil ändernder, Gelder. Nicht zu vergessen: Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Zielerreichungsboni etc. Außerdem müssen all Ihre Mitarbeiter beim Finanzamt sowie Sozialversicherungsträgern gemeldet werden. Wenn Sie Ihre Lohnbuchhaltung outsourcen, geben Sie all diese Aufgaben an einen externen Dienstleister ab und gewinnen eine enorme Zeitersparnis.

Von Consulting profitieren durch Auslagern der Lohnbuchhaltung

Nicht zuletzt ist eine externe Lohnbuchhaltung ein Consulting-Experte. Mit frischem Blick beugen Sie der Betriebsblindheit vor und lassen im 4-Augen-Prinzip einen Profi die besten Lösungen in punkto Lohnbuchhaltung für Sie ausarbeiten. Auch wenn es einmal komplex wird und zu Ihrer klassischen Lohnbuchhaltung Fragen zu Steuern oder Rechten hinzukommen, können Sie getrost auf Ihr externes Lohnbüro zugreifen. In den meisten Fällen gibt es entweder eine Inhouse-Expertise oder Ihr Lohnbüro arbeitet mit Anwaltskanzleien und Steuerberatern zusammen.

Lohnbuchhaltung auslagern: Beachten Sie mögliche Nachteile

Kosten beim Auslagern der Lohnabrechnung

Wenn Sie Ihre Lohnabrechnung auslagern, sollten Sie sich die anfallenden Kosten vorab sehr genau anschauen. Hier gibt es enorme Unterschiede. Prüfen Sie alle Leistungen rund um die Lohnabrechnung – und darüber hinaus. Oftmals bieten Lohnbüros zusätzliche Leistungen an, die sie sich gut bezahlen lassen, jedoch nicht zwingend notwendig sind.
Ihre Kosten werden sich an der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden orientieren, denn die Ausgaben werden meist pro Mitarbeiter abgerechnet. Drüber hinaus müssen Sie beachten, dass Anmeldungen, Abmeldungen oder eigene Lohnkonten pro Mitarbeiter zusätzliche Aufwendungen erfordern.

Unser Tipp: Werfen Sie einen Blick auf die Software-Programme Ihrer internen Buchhaltung. Möglicherweise lassen sich hier Kosten sparen, indem inhouse-Programme mit externer Software verbunden werden.

Datenschutz beim Auslagern der Lohnbuchhaltung

Ganz klar: Sobald Sie Ihre Lohnbuchhaltung auslagern, geben Sie sensible Firmendaten nach außen. Gerade als Geschäftsführer haben Sie möglicherweise ein Problem mit diesem Aspekt. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich vor dem Auslagern Ihrer Lohnbuchhaltung ein sehr genaues Bild von Ihrem Dienstleister machen. Außerdem übernehmen Sie die Gewährleistung, dass sämtliche Mitarbeiterdaten gemäß den aktuellen Regeln des Datenschutzes übermittelt werden. Auch die Aufbewahrung dieser Daten unterliegt diesen gesetzlichen Vorgaben. Es gibt die Sicherheitszertifikate des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), wonach sich Ihr externes Lohnbüro zu richten hat. Achten Sie auf ISO-Zertifizierungen (z.B. ISO 27001).

Unabhängigkeit aufgeben durch externe Lohnbuchhaltung

Sobald Sie Ihre Lohnabrechnung outsourcen, geben Sie ein Stück Ihrer Unternehmensunabhängigkeit auf. Viele Lohnbüros werden langfristige Vertragsregelungen mit Ihnen vereinbaren. Damit binden Sie sich für gewisse Zeit an einen externen Dienstleister.

Haftungsfragen beim Outsourcen der Lohnbuchhaltung

Auch die Haftung spielt eine wichtige Rolle beim Outsourcen Ihrer Lohnbuchhaltung. Sicher ist, dass Ihr externes Lohnabrechnungsbüro für die richtige Buchhaltung haftet. Allerdings: Sie als Firma müssen alle Daten ohne Fehler übergeben und die sorgfältige Verwahrung absichern. Wenn Sie (auch aus Versehen) nicht korrekte Daten an Ihre externe Lohnbuchhaltung versenden, haften Sie als Firma.

Lohnbuchhaltung outsourcen: Der Ablauf

Wenn Sie sich für das Outsourcen Ihrer Lohnabrechnung entscheiden, interessieren Sie sich zuerst für den Ablauf der Zusammenarbeit.

So funktioniert’s:

– In einer einmaligen „Aktion“ werden alle wichtigen Daten Ihrer Firma und Ihrer Mitarbeitenden erfasst.

– Die monatlichen Endgeldabrechnungen erfolgen auf Grundlage der jeweiligen Gehälter.

– Ihre externe Lohnabrechnung erledigt sämtliche Vorsteuer-Anmeldungen beim Finanzamt für Sie. Außerdem übernimmt es alle Daten und gibt sie an die Sozialversicherungsträger weiter. Zudem übermittelt es alle erforderlichen Nachweise an die richtigen Berufsgenossenschaften und Krankenkassen.

– Jeden Monat schicken Sie dem Lohnbüro eine Liste der Mitarbeitenden, bei denen sich etwas geändert hat.

– Alle Daten werden sorgfältig von Ihrem Lohnbüro bearbeitet.

– Danach bekommen Sie eine Liste mit allen Kostenstellen und Auswertungen der Mitarbeiter-Löhne. Verwahren Sie diese gewissenhaft.

Fazit – wann es sinnvoll ist, Ihre Lohnbuchhaltung auszulagern

Schauen Sie sich neben der Anzahl Ihrer Mitarbeiter die Personalressourcen in Ihrer eigenen Buchhaltung an. Ihre Lohnbuchhaltung auszulagern macht dann Sinn, wenn die Endgeldabrechnungen, Anmeldungen bei Kassen und Versicherungsträgern sowie die Überprüfung sämtlicher steuerlicher und rechtlicher Updates in der Lohnbuchhaltung Ihre internen Personalressourcen überschreiten. Dann sparen Sie nicht nur Kosten, sondern auch erheblich an Zeit. Auch, wenn internes Personal für die Buchhaltung auf Dauer zu teuer für Ihre Firma wird, macht der Blick auf eine ausgelagerte Buchhaltung Sinn.

Für Sie vor Ort: Ihre Lohnbuchhaltung für Mühldorf und Rosenheim

„Qualität ist für Personal-Helden nicht nur ein Wort, es ist unsere Leidenschaft. Wir sehen unser Team als Familie an und arbeiten miteinander, füreinander.
Diesen Spirit tragen wir auch in die Unternehmen unserer Kunden weiter!“

Ihr Michael Hape

Michael Hape

Häufig gestellte Fragen