Lohnbuchhaltung: Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber?
Ihre Lohnbuchhaltung müssen Sie als Unternehmen nicht nur pünktlich, sondern auch zuverlässig und korrekt erledigen. Schnell kann Ihnen der ein oder andere kleine Fauxpas passieren. Wir haben unseren Experten für Personalwesen und Geschäftsführer Michael Hape befragt. Finden Sie hier im Interview die Antworten auf all die Fragen rund um Ihre Pflichten als Arbeitgeber, die Sie schon immer wissen wollten.
Herr Hape, hat eigentlich jeder Arbeitnehmer Anspruch auf eine Lohnabrechnung?
Unbedingt. Als Arbeitgeber haben Sie gesetzlich die Pflicht, für all Ihre Arbeitnehmer eine Lohnabrechnung für jeden Lohnabrechnungszeitraum zu erstellen. In jeder Lohnabrechnung müssen folgende Posten aufgeführt sein:
- Bruttolohn des Arbeitnehmers
- Nettolohn des Arbeitnehmers
- sämtliche Abzüge
- Beiträge des Arbeitnehmers (Steuern, Renten, andere Zahlungen)
- Datum der Zahlung
- Zulagen oder Erstattungen
Mittels der Lohnabrechnungen sorgen Sie als Arbeitgeber für Transparenz in der Lohn- und Gehaltsabrechnung all Ihrer Mitarbeiter nach den gesetzlichen Vorschriften. Bei Diskrepanzen zwischen den Angaben auf der Gehaltsrechnung und der tatsächlichen Bankeinzahlung auf dem Konto Ihres Arbeitnehmers können die Lohnabrechnungen im Falle eines Rechtsstreits als Beweismittel dienen.
Halten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen immer auf dem aktuellen Stand, da dies für die jährliche Steuererklärung und die Nachverfolgung von Arbeitnehmerdaten unerlässlich ist. Dazu gehören folgende Daten:
- Bankverbindung des Arbeitnehmers
- Lohnsatz
- Anfangsdatum
- geleistete Arbeitsstunden
- vorgenommene Abzüge
Bewahren Sie alle Lohnabrechnungen sicher und vertraulich auf. Ansonsten drohen Ihnen rechtliche Schritte, mit denen nicht zu spaßen ist.
Wofür benötigt mein Arbeitnehmer die Lohnabrechnung?
Neben der Kontrolle über das eingegangene Gehalt und sämtliche Abzüge brauchen Arbeitnehmer die Lohnabrechnung für Kreditanstalten oder Vermieter, damit ihre Kreditwürdigkeit richtig eingestuft wird. Außerdem ist sie wichtig für die jährliche Steuerklärung.
Bis wann muss ich als Arbeitgeber meinen Mitarbeitern die Lohnabrechnung aushändigen?
Normalerweise händigen Sie Ihren Mitarbeitern monatlich ihre Lohnabrechnung aus. Wenn sich die Daten des Arbeitnehmers nicht ändern, sind Sie allerdings nicht zu einem bestimmten Turnus verpflichtet. In diesem Fall müssen Sie nur für den ersten Abrechnungszeitraum eine Lohnabrechnung anfertigen. Danach fällt erst wieder eine Gehaltsabrechnung an, wenn sich die Daten ändern. Sehen Sie es jedoch als Service-Leistung Ihren Mitarbeitern gegenüber, monatlich eine Lohnabrechnung zu stellen.
Wie muss die Lohnabrechnung zugestellt werden?
Die Zahlung muss laut Gesetzgeber zur Mitte des Monats, also am 15., erfolgen. Alternativ können Sie das Gehalt auch am letzten Tag des Monats auszahlen. Die Lohnabrechnung müssen Sie unbedingt personalisieren. Sie ist nur für den jeweiligen Mitarbeiter bestimmt und darf nicht veröffentlicht werden.
Mittlerweile nutzen viele Arbeitgeber die Vorteile der Online-Gehaltsabrechnung. Hier haben Ihre Mitarbeiter einen eigenen, personalisierten Zugriff auf all Ihre Daten und Entgeltabrechnungen. Mittlerweile sind Sie nicht mehr zur Abrechnung in Papierform verpflichtet. Allerdings müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter Einsicht und Zugriff auf Ihre digitalen Lohnabrechnungen haben.
Beachten Sie dabei, dass es nicht ausreicht, die Lohnabrechnung einfach in das personalisierte Postfach des Mitarbeitenden zu schicken. Jeder Arbeitnehmer muss sie auch abrufen können, damit die gesetzliche Zustellungspflicht erfüllt ist. Dafür benötigen Sie eine ausdrückliche oder stillschweigende Zustimmung. Hierfür wiederum müssen Sie bestimmte technische Gegebenheiten für Ihre Arbeitnehmer schaffen. Dazu gehört ein individualisiertes, digitales Postfach und der Zugang zu einem PC. Holen Sie sich dafür am besten die ausdrückliche Zustimmung Ihrer Arbeitnehmer ein (z.B. im Arbeitsvertrag), dann sind Sie auf der sicheren Seite. Beim Einlernen neuer Mitarbeiter zeigen Sie Ihnen dann, wie die Lohnabrechnung online abgerufen werden kann.
Postalische sind selbstverständlich weiterhin möglich. In machen Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen sind sie sogar gesetzlich geregelt. Dann haben Ihre Mitarbeitenden einen Rechtsanspruch auf Ihre Gehaltsabrechnung. Postalische Zustellungen werden allerdings zunehmend von Unternehmen aus Kosten- und Umweltgründen vermieden. Auch E-Mails sind möglich.
Kommunizieren Sie am besten von Anfang an schriftlich und klar geregelt, wie Sie die Gehaltsabrechnungen vornehmen.
Und wo sind die Pflichten für mich als Arbeitgeber bezüglich des Datenschutzes geregelt?
Normalerweise händigen Sie Ihren Mitarbeitern monatlich ihre Lohnabrechnung aus. Wenn sich die Daten des Arbeitnehmers nicht ändern, sind Sie allerdings nicht zu einem bestimmten Turnus verpflichtet. In diesem Fall müssen Sie nur für den ersten Abrechnungszeitraum eine Lohnabrechnung anfertigen. Danach fällt erst wieder eine Gehaltsabrechnung an, wenn sich die Daten ändern. Sehen Sie es jedoch als Service-Leistung Ihren Mitarbeitern gegenüber, monatlich eine Lohnabrechnung zu stellen.
Welche Daten muss und darf ich als Arbeitgeber bei der Einstellung neuer Mitarbeiter abfragen?
Sobald Sie neue Mitarbeiter einstellen (sozialversicherungspflichtige Mitarbeiter, Minijobber und Auszubildende), müssen Sie eine 8-stellige Betriebsnummer beantragen. Das erledigen Sie bei der Bundesagentur für Arbeit. Die Betriebsnummer ist wichtig für die Sozialversicherung und Krankenkasse. Ansonsten finden Sie hier eine Checkliste der Informationen, die Sie für Ihren neuen Mitarbeiter benötigen:
- elektronische Lohnsteuer-Abzugsmerkmale nach ELSTAM
- Personaldaten: Adresse, Geburtsdatum, etc.
- Kontaktdaten
- Steueridentifikationsnummer
- Sozialversicherungsausweis
- Urlaubsbescheinigung vom vorhergehenden Arbeitgeber
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
- mögliche Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen
- möglicherweise Arbeitserlaubnis (ausländische Mitarbeiter)
- Schwerbehindertennachweis bei behinderten Arbeitnehmern
- Gesundheitsbescheinigen (z.B. in der Gastronomie)
- für Minijobber und geringfügig Beschäftigte: Daten zu weiteren sozialversicherungspflichtigen oder geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen oder Minijobs
Herr Hape, wir danken Ihnen für das Interview. Kann man bei Ihnen Unterstützung bei der Lohnabrechnung bekommen?
Sehr gern und selbstverständlich. Mit den Personalhelden haben Sie als Arbeitgeber einen starken Partner an Ihrer Seite, wenn es um Ihre Lohnabrechnungen geht. Außerdem unterstützen wir Sie gern bei allen rechtlichen und steuerlichen Fragen rund um Ihre Pflichten als Arbeitgeber.
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