Thema Lohnabrechnung Minijob. Wir haben Verena Niedersüß gefragt.

Die Lohnabrechnung für einen Minijob unterscheidet sich in einigen Punkten von der Lohnabrechnung für eine reguläre Anstellung. Worauf es hierbei ankommt und wie ein externes Lohnbüro hier unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Interview mit unserer Expertin Verena Niedersüß.


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Guten Tag, Frau Niedersüß. Können Sie uns erläutern, worin sich die Lohnabrechnung für den Minijob von regulären Anstellungen unterscheidet?

Bei Minijobbern, also geringfügig Beschäftigten, gelten einige Besonderheiten. Die Einkommensgrenze liegt bei 520 Euro im Monat. Sollte bei Ihnen Not am Mann sein und der Minijobber mehr arbeiten, müssen Sie als Arbeitgeber auf den Mehrverdienst Abgaben leisten, ähnlich wie bei einer regulären Anstellung. Bleiben Sie unter der 520 Euro Grenze, zahlen Sie als Arbeitgeber pauschale Steuern und Sozialabgaben.

Ein markanter Unterschied ist auch der Pauschalbeitrag zur Sozialversicherung: dieser wird nicht wie das übliche Gehalt versteuert – und das ist sowohl für Sie als auch für Ihren Minijobber von Vorteil. Noch ein Pluspunkt: Ihre Minijobber genießen Flexibilität in Bezug auf die Rentenversicherung. Sie können selbst entscheiden, ob sie in die Rentenversicherung einzahlen möchten, oder ob sie darauf verzichten und die 520 Euro abgabenfrei auf die Hand wollen.

Welche Daten müssen in der Lohnabrechnung für den Minijob enthalten sein?

Die Lohnabrechnung für den Minijob muss dieselben Pflichtangaben wie jede andere Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten.

Das wären dann:

  • persönliche Daten
  • Versicherungsnummer
  • Steuerklasse
  • Urlaubsregelungen
  • Beginn und Ende der Beschäftigung
  • Bruttolohn oder Gehalt

Was muss an einen Dienstleister für die Lohnabrechnung von einem Minijob alles übermittelt werden?

Ein Dienstleister für Lohnabrechnungen benötigt zunächst einmal den Arbeitsvertrag der Minijobber. Der klärt, ob auf Stundenbasis oder mit einem festen Betrag von 520 Euro abgerechnet wird. Zudem sind personenbezogene Daten und Details wie Urlaubsvereinbarungen wichtig. Ein ausführlicher Personalfragenbogen erfasst diese Informationen effizient und übersichtlich – und hat den Vorteil bei Minijobbern, dass man hier schon alle Daten auf einen Blick hat, sollten sie sich irgendwann für eine feste Anstellung entscheiden. Die sorgfältige Dokumentation und Archivierung der Daten wird außerdem gerne von den Behörden gesehen und ist eine wichtige Absicherung bei eventuellen Prüfungen.

Welche Kosten entstehen eigentlich für Unternehmer bei der Beschäftigung von Minijobbern?

Ja, das wissen tatsächlich viele nicht: Der Arbeitgeber zahlt auch bei Minijobbern Abgaben. Neben dem Gehalt kommen noch etwa 33% für Sozialabgaben und Steuern hinzu. Auch der Urlaub muss natürlich entsprechend vergütet werden. Bei einem Brutto von 520 Euro können die Gesamtkosten für den Arbeitgeber daher um die 690 Euro betragen.

Gibt es eine Frist, bis wann die Lohnabrechnung den Minijobbern vorliegen muss?

Die Lohnabrechnung sollte zum Zeitpunkt der Gehaltszahlung oder unmittelbar danach zur Verfügung stehen. Für Minijobber gibt es hier keine Ausnahme von der Regel, die für alle Arbeitnehmer gilt.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? Gibt es hier besondere Vorschriften bei der Lohnabrechnung vom Minijob?

Datenschutz ist natürlich ein wichtiges Thema. Die allgemeinen Bestimmungen der DSGVO und des BDSG gelten auch hier. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die personenbezogenen Daten der Minijobber genauso geschützt werden wie die der übrigen Mitarbeiter.

Wie wichtig ist es, dass jede einzelne Lohnabrechnung perfekt erstellt wird?

Lohnabrechnungen sollten immer mit äußerster Sorgfalt erstellt werden. Denn sie gewährleisten die Transparenz zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer und sichern die Einhaltung gesetzlicher Pflichten wie Mindestlohn und Sozialversicherungsbeiträge. Das ist nicht nur bei Prüfungen durch Behörden das A und O. Fehlerhafte Lohnabrechnungen können zu Konflikten innerhalb des Betriebs, und auf Gesetzesebene zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen. Eine akkurate Führung und sichere Aufbewahrung der Lohnabrechnungen vom Minijobber bis zum Festangestellten sind also die Basis der Personalverwaltung jedes Unternehmens.

Macht es für Unternehmen Sinn, ihre Lohnabrechnung an einen Dienstleister für Lohnabrechungen auszulagern?

Die Auslagerung an einen Dienstleister für Lohnabrechnungen spart vor allem wertvolle Zeit. Daher wird sie auch gerne in Anspruch genommen. Die Unternehmen sind froh darüber, dass sich ihre Personaler auf zentrale Aufgaben wie Personalrekrutierung, Personalentwicklung, Culture & Engagement konzentrieren – während der Dienstleister sich vollumfänglich um die monatliche Lohnabrechnung kümmert. Außerdem gewährleistet ein professioneller Dienstleister für Lohnabrechnungen, dass alle gesetzlichen Änderungen und Anforderungen dem aktuellen Standard gemäß berücksichtigt werden und kommuniziert bei Unklarheiten und Fragen zur Lohnabrechnung direkt mit den Mitarbeitenden.

Können Unternehmer denn bei Auslagerung noch auf die Lohnabrechnungsdaten einfach zugreifen?

Das kommt auf den Dienstleister an. Bei unserem Personaldienstleister Lion-Workflow haben Unternehmer über ein Onlineportal jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten. Solange sie Internetzugang haben, können diese von überall aus einsehen und bei Bedarf auch ausdrucken.

Wann können wir denn mit der Eröffnung von Lion-Workflow rechnen?

Wir sind bereits fleißig dabei, unser Büro aufzubauen und planen die Eröffnung am 8. Januar 2024.

Vielen Dank, Frau Niedersüß!

Ich danke Ihnen!

Verena Niedersüß – Expertin für externe Lohnangelegenheiten

Verena Niedersüß ist ursprünglich gelernte Bäckerin, hat aber die Brötchen nach einer Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement gegen Zahlen und Beratung ausgetauscht. Heute arbeitet sie als stellvertretende CEO und CFO bei den Personal-Helden. Hier hat Verena Niedersüß 2021 zunächst mit klassischen Vertragsarbeiten begonnen. Als jedoch klar wurde, dass die Lohnbuchhaltung ein riesiges Thema für viele Kunden der Personal-Helden ist, war sie bei der Idee, ein externes Lohnbüro anzubieten, federführend.

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