Welche Aufgaben ein externes Lohnbüro hat – tiefgehende Einblicke direkt von einer Expertin.
Zahlreiche Unternehmen outsourcen Ihr Lohnbüro aus Budget- und Personalgründen. Doch welche Aufgaben übernimmt ein externes Lohnbüro eigentlich – und welche nicht? Für welche Unternehmen lohnt sich der Schritt? Und wie gelingt eine erfolgreiche und nachhaltige Zusammenarbeit? Verena Niedersüß, stellvertretende CEO und CFO bei den Personal-Helden, klärt auf.
Frau Niedersüß, für welche Unternehmen lohnt es sich, die eigene Lohnbuchhaltung an ein externes Lohnbüro auszulagern?
Die eigene Lohnbuchhaltung auszulagern, lohnt sich vor allem für kleine bis mittelständische Unternehmen. Wenn nicht genügend personelle Ressourcen für komplexe Lohn-Themen zur Verfügung stehen, macht ein externes Lohnbüro Sinn. Eine Lohnbuchhaltung „nebenbei“ birgt hohe Fehlerquoten. Besser ist, diese Firmen konzentrieren sich auf Ihr Hauptgeschäft und überlassen die monatlich wiederkehrende, aufwendige Lohnbuchhaltung einem externen Lohnbüro.
Auf dem aktuellen Stand in Sachen Lohnbuchhaltung zu bleiben, ist eine zeitaufwendige Angelegenheit. Dazu gehören Weiterbildungen und Schulungen. Gerade kleinere Firmen haben dafür weder Zeit noch Geld.
Suchen Sie sich in jedem Fall eine externe Lohnbuchhaltung, die branchenunabhängig arbeitet. Ihr Partner sollte sich z.B. mit Besonderheiten in bestimmten Bereichen auskennen, wie z.B. der Pflege, wo es monatliche Zuschläge für bestimmte Schichtdienste gibt. Besonderheiten gibt es aber auch anderswo – im Handwerk, der Industrie oder in der Bau-Branche. Ein externes Lohnbüro kennt sich damit bestens aus.
Verenea Niedersüß
Interessant. Nun ist die Übernahme der Lohnbuchhaltung ein großes Projekt. Welche Aufgaben kann ein externes Lohnbüro tatsächlich stemmen?
Zu den klassischen Aufgaben eines externen Lohnbüros gehören die monatlich anfallenden Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Damit ist es jedoch nicht getan. In einem digitalen Archiv bewahrt eine externe Lohnbuchhaltung nicht nur alle Entgelt-Belege auf, sondern hält auch alle Personal- und Stammdaten auf dem aktuellen Stand. Es übernimmt außerdem die oft aufwendige Kommunikation mit den Krankenkassen. Dazu gehören Anträge, das Einreichen von Krankmeldungen und die Rückmeldungen der Kassen an die Firmen. Auch fallen EEL-Belege für Krankengelder, Sozialversicherungsmeldungen und BEA-Bescheinigungen bei Mitarbeiter-Austritten in den Zuständigkeitsbereich eines externen Lohnbüros.
Die Lohnsteuer wird jeden Monat durch die externe Lohnbuchhaltung gemeldet. Neben der Führung von Arbeitszeit-Konten fallen auch An- und Abmeldungen bzw. Sofortmeldungen der Sozialversicherung sowie die Übertragung von monatlichen Beitragsnachweisen in ihren Zuständigkeitsbereich.
Hier nochmal der Überblick über die Zuständigkeiten eines externen Lohnbüros:
- digitales Archiv
- Pflege der Personalstammdaten
- Abrufen der Krankmeldungen / Rückmeldungen der Krankenkassen
- Anträge bei Krankenkassen
- EEL-Bescheinigungen für Krankengeld
- BEA-Bescheinigungen bei Austritt von Mitarbeitenden
- Meldungen an Sozialversicherungen
- Monatliche Meldung der Lohnsteuer
- An- und Abmeldung sowie Sofortmeldungen der Sozialversicherung
- Führen von Arbeitszeitkonten
- monatliches Übertragen von Beitragsnachweisen
Und welche Vorteile ergeben sich daraus für Firmen?
In erster Linie eine immense Zeitersparnis. Das Personal muss sich nicht jeden Monat wieder einlesen, sondern kann zeitraubende Aufgaben abgeben. Außerdem gibt es keine Probleme mit Vertretungen mehr, falls jemand krankheits- oder urlaubsbedingt ausfällt. Auf mittel- bis langfristige Sicht sparen sich Firmen außerdem hohe Personalkosten. So können aus den eingesparten Einsparungen Gelder in Fort- und Weiterbildungen für Mitarbeitende gesteckt werden. Nicht zuletzt setzt sich niemand in der Firma ins Wespennest, weil ein verändertes Gesetz nicht beachtet wurde. Externe Lohnbüros dagegen sind immer über die neuesten Entwicklungen, was Vorschriften und Gesetze angeht, informiert und arbeiten auf aktuellem Niveau.
Okay. Und gibt es auch Aufgaben, die Firmen nicht an ein externes Lohnbüro übertragen können?
Ja. Das Einstellen von neuen Mitarbeitenden oder die Erstellung von Arbeitsverträgen gehören normalerweise nicht in den Aufgabenbereich eines externen Lohnbüros. Außerdem darf man Lohnbuchhaltung nicht mit der klassischen Buchhaltung verwechseln. Bei den Personal-Helden stehen wir z.B. immer mit Rat und Tat bei allen Personalthemen zur Seite. Im Falle der Lohnabrechnung arbeiten wir eng mit unserem Partner Lion-Workflow zusammen. Allerdings bekommen wir immer bereits fertige Arbeitsverträge, aus denen wir Informationen ziehen. Buchhaltung und Personal-Management sind nun mal 2 verschiedene Bereiche. Steuerfragen fallen ebenfalls nicht in den Zuständigkeitsbereich eines externen Lohnbüros. Dafür haben wir Kooperationspartner und stellen unser umfangreiches Netzwerk aus Rechtlern und Steuerberatern gern zur Verfügung.
Offensichtlich ist „Zusammenarbeit“ das große Stichwort. Werden wir konkreter. Welche Dinge kann eine Firma denn bereits im Vorfeld erledigen, um Aufwand (und Kosten) im externen Lohnbüro in einem überschaubaren Rahmen zu halten?
Das stimmt. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und externem Lohnbüro ist das „A und O“. Der Name sagt es bereits: Ein externes Lohnbüro befindet sich nicht in der Firma. Für eine ordentliche Buchführung ist es deshalb unabdingbar, dass die Unternehmen das Lohnbüro über Krankheiten, Adress- oder Bankverbindungswechsel oder Schwangerschaften informieren. Allerdings ist es nicht notwendig, dass jeder Vorgang einzeln übermittelt wird. Uns reicht es, wenn die Firmen beispielsweise einmal im Monat gesammelt Ihre Informationen an uns weitergeben. Dafür bietet es sich an, Einzelvorgänge in einem Ordner zu sammeln und dann an uns abzugeben. So geht nichts verloren und am Abgabe-Tag entsteht kein Stress.
Und welche Informationen braucht das externe Lohnbüro unbedingt?
Externe Lohnbüros benötigen vor allem die Daten, die beispielsweise im Personal-Fragebogen enthalten sind. Ich rate dazu, dass jedes Unternehmen für jeden Mitarbeitenden einen vorgefertigten Bogen bereit und aktuell hält. Daneben brauchen wir alle Daten aus dem Arbeitsvertrag bezüglich Stundenanzahl, Lohn, Urlaubsanspruch, freiwilligen Leistungen und die Arbeitsstunden-Nachweise.
Was unterscheidet ein externes Lohnbüro von einer internen Buchhaltung oder Personalabteilung?
Ein externes Lohnbüro ist speziell auf den Bereich „Lohn und Gehalt“ ausgelegt und kümmert sich ausschließlich um dieses Thema. In das Aufgabengebiet interner Buchhaltungen fallen außerdem Rechnungseingänge und -ausgänge. Die interne Personalabteilung ist beauftragt mit der Suche neuer Mitarbeitenden sowie deren Einstellung. Außerdem ist sie für alle Formalität zuständig, wenn Arbeitskräfte das Unternehmen verlassen.
Wie kann ein externes Lohnbüro gut arbeiten, ohne selbst in der Firma eingegliedert zu sein? Fehlt da nicht Detailwissen?
Als erfolgreich familiengeführter Personaldienstleister mit viel Erfahrung haben wir Tag täglich mit diesem Thema zu tun und kennen uns daher bestens mit Löhnen und Gehältern aus. Somit wissen wir von Beginn der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, worauf es ankommt. Wir kommunizieren klar, welche Daten wir benötigen, um stets pünktliche Abrechnung zu erstellen. Das Gute ist: Heute klären wir Vieles kurzfristig und zügig per E-Mail oder Telefon. Am besten funktioniert das natürlich mit einem festen Ansprechpartner bei unseren Kunden.
Können Unternehmen mit der Auslagerung Ihrer Gehaltsabrechnungen also tatsächlich effizienter und produktiver arbeiten?
Definitiv. Mit der Auslagerung von Gehaltsabrechnungen sparen sich zahlreiche Firmen Zeit und Geld. Und sind damit in der Lage, sich auf die Kernaufgaben im Unternehmen zu konzentrieren.
Zahlreiche Firmen interessiert außerdem, ob ein externes Lohnbüro auch rechtlich oder steuerliche Fragen klärt. Können Sie dazu etwas sagen?
Rechtliche Fragen darf ein externes Lohnbüro gar nicht beantworten. Insofern sind Rechts- und Steuerfragen immer Sache des zuständigen Steuerberaters. Innerhalb unseres großen Netzwerks haben wir dafür Kooperationspartner und sind so in der Lage, Kontakte zu Rechtlern und Steuerberatern herzustellen.
Wir haben nun sehr viel über die Vorteile einer Lohnbüro-Auslagerung gesprochen. Hand aufs Herz: Gibt es auch Nachteile?
Natürlich nicht (lacht). Spaß bei Seite, natürlich gibt es wie in jedem Bereich des Lebens Vor- und Nachteile. So befinden sich Unternehmen schon in einer Art „Abhängigkeit“ von einem externen Lohnbüro. Schließlich werden Daten außerhalb der Firma bearbeitet. Letztlich kann ich Sie an der Stelle jedoch beruhigen. Wir gehen selbstverständlich sehr sorgsam mit sämtlichen (sensiblen) Daten um. All unsere Kunden können sich diesbezüglich 100%ig auf uns verlassen.
Da sind wir beim Thema. Wie gehen denn externe Lohnbüros mit den Themen „Vertraulichkeit und Datenschutz“ um?
Datenschutz wird bei uns und unseren Partnern sehr großgeschrieben. Als Profis legen wir großen Wert darauf. Schließlich vertrauen uns die Kunden. Zugriff auf Löhne haben lediglich 2 Manager in unserer Firma. Alle Lohnzettel und externen Unterlagen unserer Kunden befinden sich zudem in abgeschlossenen Schränken. Weiterhin haben wir Vertraulichkeitsklauseln in all unsere Mitarbeiter-Verträge aufgenommen.
Fernab aller Klauseln und abgeschlossenen Schränke dürfen Sie aber auch die menschliche Seite nicht unterschätzen. Wenn Sie uns kennenlernen, werden Sie schnell merken: Hier arbeiten bodenständige und authentische Menschen. Mit uns kann man auf Augenhöhe sprechen. Und wir sind immer erreichbar. Außerdem kennen wir die Anfangsschwierigkeiten vieler Kunden. So kam neulich erst ein Kunde zu uns und fragte, wie es denn jetzt mit den Ausgaben für seine neuen Mitarbeitenden laufe, er habe keine Ahnung. Wir setzten uns gemeinsam mit ihm hin und erklärten ihm in Ruhe, wie es jetzt mit sämtlichen Lohn-Formularen läuft, da er nicht mehr alleine in seiner Firma arbeitet.
Bei uns ist niemand eine Nummer – weder ein Kunde noch ein Mitarbeitender.
Frau Niedersüß, wir danken Ihnen für Ihre Zeit und das interessante Gespräch.
Sehr gern.
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